Uzaktan Proje Yönetimi | Kaynak: Kyocera
Evden çalışmak, bildiğimiz proje yönetim konseptini değiştirmektedir ve her şey, insan-saat ölçümünün sonuna dikkat çekmektedir. Oluşturulan yeni organizasyonel yapılar ve modeller, başarılara bağlıdır ve iletişim ve kontrol sistemleri gelişirken her bir çalışanın yeteneğine bağlı olan görev dağıtımını ve süreç bölümlerini içerir.
Uzaktan çalışan kişi güven isterken şirketlerin en büyük kaygısı, bir projenin ilerlemesi üzerinde kontrol sahibi olmaktır.
Uygun ve şeffaf proje yönetimi, taraflar arasında empati ve saygı geliştirilmesi, özgürlük alanlarının verilmesi ve uzaktan çalışan kişiye sorumlu çalışan olarak davranılması, bu kılavuzun tamamında bahsedilen tüm avantajlara sahip olmadan kararlı adımlar gibi gözükmektedir.
Koordinatör figürü
Şirketler, uzaktan çalışanlardan sorumlu olacak birini bulmalı ve onları yönetmek için uygun yapılar oluşturmalıdır. Bu koordinasyon figürünü bulmak aslında kolay değildir. Proje yönetim becerilerini göstermenin yanı sıra bu kişilerin motivasyon, anlaşmazlıklarda aracılık ve işbirlikçi çalışma ortamları ile ilgili deneyime sahip olması gerekmektedir.
Bu, Uzaktan Çalışan Koordinatörünün pozisyonunun terapist ve koçlarda da olması gereken arabuluculuk ve diplomasi açısından spesifik insan kaynakları becerileri gerektirdiği anlamına gelmektedir.
Bunu yapmak için koordinatörün evden çalışanlarla düzenli olarak yüz yüze toplantılar düzenlemesi gerekmektedir. Haftada veya iki haftada bir uzaktan çalışanı kısa bir süreliğine e-postalardan ve aramalardan uzaklaştırır ancak tüm bunların haricinde günlük olarak irtibatta bulundukları insanları daha da insani hale getirir.
Eğer uzaktan çalışanlar, genel toplantı noktasından çok uzakta koordinatör, kendisi hareket ederek ve yolda zaman geçirerek, saat bazında birlikte çalışma alanları kiralayarak ve mümkün olduğunca kafe ve restoranlardan kaçınarak farklı yerlerde düzenli aralıklarla toplantılar düzenleyebilir.
Agile (Çeviklik) metodu
Adından da anlaşılacağı gibi azaltılan süreç zamanları ve gelişmiş verimliliğe olanak sağlayan bir çerçevedir.
Agile, basit bir metodoloji değil, bir çalışma felsefesidir, böylece kaynağının ve nedeninin kavramsallaştırılması gerekmektedir.
Doksanlarda BT geliştirme şirketleri, kendilerinden istenen diğer işlerin taleplerinden daha yavaştılar, bu nedenle bir problemin BT çözümünün, birkaç yıllık bir geliştirme gerektirmesi normaldi ve uygulanması için gereken zaman zarfında problem zaten çözülmüş veya basitçe değişmiş olurdu; bu nedenle yazılım, test edilmeden önce kullanışlı olmayan bir hale gelirdi. Bunlar, şelale metodolojisinin kullanıldığı günlerdi.
Hava-uzay veya savunma gibi bazı sektörlerde karmaşık sistemlerin geliştirilmesi daha uzun bir süre alıyordu. Örneğin, NASA, 1980’lerdeki uzay mekiği görevleri için 1960’ların teknolojisini kullanmıştır.
Son teslim tarihleri ve bir projenin başında verilen kararlardan dönülmemesinden hüsran duyan bir uzay mühendisi olan Jon Kern, geri beslemeye ve yön değiştirme isteğine bağlı olabilecek farklı yazılım geliştirme formlarını tartışmak ve tasarlamak üzere diğer 16 liderle toplantılar düzenlemeye başladı.
Son olarak 2001’de Utah’da yapılan bir toplantının ardından dört değere ve on iki prensibe dayanan “Agile Manifesto” olarak adlandırılan toplantılarının sonuçlarını özetlenmiştir.
Değerler:
+ Bireyler ve etkileşimleri, süreçten ve araçlardan daha önemlidir.
+ Operasyon konularında yorucu belgeler yerine yazılım kullanılmalıdır.
+ Müşterilerle işbirliği sözleşmelerden daha önemlidir.
+ Plana bağlı kalmak yerine değişime karşılık verilmelidir.
Prensipler:
- En yüksek öncelik, değerli yazılımın erken ve sürekli teslimatıyla müşteriyi memnun etmektir.
- Geliştirmenin son aşamalarında da olsa gereksinimlerin değiştiğini kabul etmek. Agile işlemleri, müşteriye rekabetçi avantaj sağlamak için değişimi körükler.
- Mümkün olan en kısa süreyi amaçlayarak iki hafta ile iki ay arasında fonksiyonel yazılımı sık sık tedarik etmek.
- İş yöneticileri ve geliştiriciler, proje boyunca günlük olarak beraber çalışmalıdır.
- Projeler, motive bireyler etrafında inşa edilmelidir. Bunlara ihtiyaçları olan ortam ve destek verilmeli ve görevlerinin yerine getirilmesi ile ilgili olarak bireylere güvenilmelidir.
- Geliştirme ekibi ile üyeleri arasında en verimli ve etkili bilgi alışverişi, yüz yüze iletişimdir.
- Çalışan bir yazılım, ilerlemenin birincil koşuludur.
- Agile işlemleri, gelişimin sürdürülmesini teşvik eder. Teşvik edenler, geliştiriciler ve kullanıcılar, sabit bir hızda ilerlemelidir.
- Teknik mükemmeliyete ve en iyi tasarıma sürekli dikkat çekilmesi, çevikliği (agility) artırır.
- Sadelik veya gereksiz kabul edilen iş miktarının maksimize edilmesi sanatı gereklidir.
- En iyi yapı, gereksinimler ve tasarımlar, kendi kendine organize olan ekiplerden çıkar.
- Ekip, düzenli aralıklarla nasıl daha etkili olunabileceğini gösterir ve daha sonra davranışını buna göre düzenler.
Kısacası Agile metodolojisi, kaliteyi, bağlılığı, hızı geliştirmeyi ve üretkenliği artırmayı sağlar ve bugün her türlü projede uygulanmaktadır.
Ve metedoloji içerisibde ‘Scrum’ modeli (ragbideki yakın dövüş anlamında), ‘sprint’ olarak anılan kısa teslim tarihiyle teslimatlara ulaşmak için kullanılmaktadır ve aşağıdaki şekilde organize edilir:
Proje, “ürün sahibi” tarafından küçük görevlere bölünür ve bu görevler, gelecek iki ila dört hafta (sprint) boyunca sürekli olarak gerçekleştirilir.
Her ekip, görevlerle ilgili olarak nasıl çalışacağına karar verir ve bir “scrum uzmanı” tarafından yönlendirilir.
Görevlerin ilerleyişini değerlendirmek için ekipler, yeni bir gelişme olmasa dahi günde 15 dakikalık bir görüşme yaparlar. Eğer bir aşırı yükleme tespit edilirse scrum uzmanı, bunu düzeltebilir veya iş yükünü aynı gün içerisinde yeniden dağıtabilir. Bu toplantılarda üç soru sorulur: dün ne yapıldı? Bugün ne yapacağız? Ve bir problemi nasıl çözeceğiz?
Sprint, geliştirilmesi için geri gönderebilecek olan ürün sahibi tarafından varlıkların veya materyallerin teslimatına ilişkin bir inceleme ile tamamlanır.
Son olarak projenin tüm üyelerinin süreç gelişimlerini incelemek için mevcut bulunduğu ileriye dönük bir analiz yapmak için bir toplantı düzenlenir.
Scrum gibi Agile, görevleri yerine getirmek için gerekli olan kaynakları görüntülemek için departmanlara veya bireylere atanan bir kart sistemi olan Kanban modelini kullanabilir. Tarihteki ilk Kanban, üçe bölünmüştür:
+ Yapılacaklar
+ Yapılmakta olanlar
+ Tamamlananlar
Bu sistem, talebi tam olarak karşılamak ve dar boğazlardan ve fazla üretimden kaçınmak için sınırlı stok yönetimi ve süpermarketlerden ilham alınarak 1960’larda Toyota tarafından icat edilmiştir. Toyota yöneticileri, tedarikçilerinden Kanban metodunu üretim hatlarına da uyarlamalarını istemiştir, böylece iş akışı daha fazla olmuş ancak sürekli ve kesintisiz hale gelmiştir.
İlk defa uyarlanması ve geliştirilmesi yazılım geliştiricileri tarafından yapılmış olsa da bugün Kanban metodu, her türlü sektörde uygulanmaktadır.
Kanban ile ilgili iyi olan şey, şirketin büyüklüğü ne olursa olsun gerçek iş akışlarına uygulanabildiğinden organizasyonel değişiklikler, yapılandırma veya adaptasyon gerektirmemesidir.
Uygulamalar
Proje yönetimi için bazıları ücretsiz olan birçok çevrimiçi uygulama bulunmaktadır. Genel olarak tüm bu programlar, görevlerin ve başarı ve hedef göstergelerinin düzenlenmesini kolaylaştırır.
Yönetici ile paralel veya entegre olarak İçerik Hizmetleri veya Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) gibi işbirlikçi bir belge yönetim sistemine sahip olmak gerekmektedir, böylece dahil olan herkes, gerçek zamanda hangisinin bir belgenin en son versiyonu olduğunu bilir. Bulut uygulamasında saklanır, böylece yedekler garantilenir, düzenleme izinleri verilir ve kaos, değişiklik ve uygunsuzluklar değil gerçek bir ekip çalışması vardır.
Buna ek olarak bu tür sistemler, daha karmaşık olmaya yatkındır ve bütçelerin, faturaların, ödemelerin, sözleşme bitiş tarihlerinin veya profesyonel eklemelerinin ve çıkarmaların ve bir şirketteki çeşitli pozisyonların değerlemesi için belgelerin ve ödeme emirlerinin onaylanması ve imzalanması gibi idari işlemler yapılırken daha fazla yazılım bileşeni ekler.
Aşağıda evde çalışma yöntemi için en popüler araçları listeledik.
Trello, görevleri organize etmek için en çok bilinen uygulamadır ve Kanban modeline dayanmaktadır. Görevler, kartlarla dağıtılır ve listeler halinde talimat verilir. Bunlar, gösterdikleri ilerlemeye göre taşınırlar ve ilgili taraflar, gerçek zamanlı olarak buna uygun bildirimler alırlar.
Buna ek olarak Trello, daha verimli olmanızda size yardımcı olarak her bir görev için verilen sürenin yönetimini optimize etmek için kolayca PomoDoneApp uygulamasına bağlanır.
Trello, ayrıca bir haftalık menü takvimi organize etmek için takvimi uygulamak vb. için kişisel amaçlar içinde kullanılabilir.
Ekler için 10 mb, 10 ekip panosu, her pano için 1 güçlendirme gibi bazı sınırlamalarla birlikte basit organizasyon modeli tamamen ücretsizdir.
Trello’ya çok benzeyen diğer seçenekler arasında Kanbanflow, Arcmule, Kanbanchi, Asana, Wekan, Taiga veya Kanboard yer almaktadır.
Monday, bir alternatiftir ve Trello’dan daha gelişmiştir. Gösterge panolarından ayrı olarak süreçler ve görevler, listeler, haritalar ve elektronik tablolar halinde gösterilebilir. Monday, daha iyi bir proje takibi sağlar ancak ödemeli bir araçtır.
Monday’e benzer diğer seçenekler, Basecamp ve Microsoft Planner’dır.

Comments are closed