Uzaktan Çalışma: Etkili İletişim | Kaynak: Kyocera
Daha etkili e-postalar
Bir e-posta yazarken iletişimin amacı hakkında net olmalı ve alıcının bilmediğimiz durumuna karşı empatiyle yaklaşmalıyız. Yardım mı istiyorsunuz, bilgi mi paylaşacaksınız, acil bir durumu mu bildireceksiniz, malzeme mi gerekli? Aciliyet seviyesi nedir?
Genel olarak tek bir e-posta ile birden fazla amaca ulaşmak mümkün değildir, bu yüzden dijital yaşamda bir eylemin bir amaca yönelik olacağı unutulmamalıdır.
Konunun yazılması
Postanın ‘konusunda’ mesajın içeriğinin özetlenmesi ve açıklanması tavsiye edilmektedir. Veya diğer bir deyişle alıcıya e-postayı açması ve okuması için bir sebep verin.
Bununla birlikte aşağıdakiler önerilmez:
- Konu belirtmeden e-posta göndermek
- Abartmak: “Oku! Çok Önemli”
- Şu ifadelerle başlamak: “Hızlı Bir Soru”, “Merhaba”
Aşağıdakiler önerilmektedir:
Konuyu bir haber başlığı gibi yazın.
Bir toplantı için “Toplantı yarın” demek yerine toplantının tarihini ve saatini ve konusunu belirtmeniz tercih edilir.
Bazı durumlarda e-postayı okumak için tahmini süreyi de eklemek iyi bir fikir olabilir.
Eğer mesaj üçüncü bir taraftan geliyorsa mesajı aldığınız tarafı da dahil edin.
Çevrimiçi pazarlama uzmanları e-postanın kendisini yazmak için harcanan sürenin iyi bir ‘konu’ yazmak için de harcanmasını önermektedirler.
Bir e-postanın yazılması
Tüm bunların yanında paylaşmak istediğiniz bilgileri nasıl yapılandıracağınızı bilmeniz gerekir.
Normal selamlaşma ve nezaketin ardından başlangıçta e-postanın amacının kısa bir açıklamasının yapılması önemlidir.
Eğer e-posta uzunsa sorumluluklarına veya dahil olma derecelerine göre alıcıların kendilerini gerçekten ilgilendiren kısımları okuyabilmesi için kısa bir özet yapılabilir.
- Genel proje durumu
- Karşılaşılan problemler
- Teslimat tarihleri
- Yeni fikirler ve katkılar
Bu, ayrıca e-postanın gerisini yazarken yazan kişinin düşüncelerini yapılandırmasına da olanak sağlayacaktır.
E-postanın metninde resim kullanılması, metnin okunuşunun daha kolay olması için iyi bir fikirdir. Projenin ekran görüntüleri ve fotoğraflar (veya animasyonlu hareketli resimler) aktarmaya çalıştığımız mesajı, fikri veya tonlamayı gösterir.
Gramere dikkat edin: Yazım hatası bir şey ancak imla hatası başka bir şeydir. Beynimiz bilgiyi işlemek için daha fazla zorlanacağından imla hatalarıyla dolu e-postaları okumak keyifli değildir. İyi yazmak için çok okumalısınız. Bunu yapmak için kitaplarınız veya zamanınız olmasa bile her zaman bir yazım denetleyicisi kullanabilirsiniz.
Büyük paragraflardan kaçının. Ne kadar kısa olursa okuması o kadar kolaydır.
Ağır bir iş yükü olan kişilerle empati kurun ve temel bilgileri alabilmeleri açısından anahtar kelimeleri veya ifadeleri koyu renkle yazın.
Tonlamanıza dikkat edin. Bazen uzaktan çalışanlar, konuştukları kişiyle ilgili olmayan stresli durumlarda olabilirler. Kızgın veya stresli olduğunuzda bir e-posta göndermeden önce iki defa düşünmek daha iyidir. Özellikle diğer tarafın iş birliği yapmasını beklerken e-postada yansıtmak istediğiniz tepki hakkında düşünmek için bir ara vermek ve kahve içmek daha iyidir.
Ayrıca e-postanın başlangıcından itibaren tonlama, diğer taraf için açıktır. “Merhaba Steve” ile “Steve” olarak e-postaya başlamak aynı şey değildir.
Her iki durumda da tonlama, tamamen farklıdır. Özellikle ikinci seçenekte bir uyarı hissiyatı verilmektedir. Bir şeyi söylemek farklı, yazmak farklıdır ve bunların yazıldıkları aynı niyet ile okunması beklenmemelidir.
Son olarak bir e-posta yazarken olumlu bir tutumun sergilenmesinin genellikle olumlu bir cevap ile ödüllendirileceğini unutmayın.
Sonuç ve teşekkür. E-postanın sonucu, alıcıdan beklenenin bir hatırlatıcı olarak kullanılmalıdır (örneğin bir cevap veya katkı) ve son olarak hiçbir zaman çok fazla kibar olamazsınız. Karşınızdakine zaman ayırdığı için teşekkür etmek, lütfen demek veya özür dilemek gereklidir.
Son olarak e-posta yazıldığında alıcıları ekleme zamanı gelir. Bunu önceden yapmanız önerilmez çünkü yarı yolda yanlışlıkla gönderilen bir e-posta size kötü şekilde yansır ve daha fazla hataya neden olarak e-postayı hızlıca bitirmeniz için üzerinizde baskı yaratır.
BCC: bilgilendirilmesi gereken kişilerden yanıt almaktan kaçınmak için gizli bir kopya kullanılması garantili bir yoldur ancak herhangi bir konuşmaya katılmanız gerekmez ve bir felakete dönüşecek e-postalar zincirini önler.
Yanıtlar
Eğer bir yardım talebine yanıt veremeyecek kadar meşgulseniz hiç cevap vermemek yerine durumu açıklayarak bir yanıt vermek daha iyidir, böylece gönderici, bir cevap için bekleyerek faaliyetlerini askıya almayacaktır.
Diğer yandan alıcının gerekli olan işi (bir belge göndermek, bir problemi çözmek veya ne gerekiyorsa onu yapmak) yapması durumunda çabaları için kendisine teşekkür edilmesi iyidir.
İki kullanıcı arasındaki iletişim deneyimi ne kadar iyi olursa o kadar etkili olacaktır.
Bir e-posta yazarken olumlu bir yaklaşıma sahip olmak, genellikle olumlu bir cevapla karşılık bulur.
Daha etkili sohbetler
Slack, Teams ve hatta WhatsApp gibi programlarla yapılan sohbetler, daha etkili olmaları için spesifik bir dil gerektirir. Bu bağlamda diğerlerinin işine saygı duymak ve anlaşmazlıktan veya yanlış anlaşılmadan kaçınmak için aşağıdaki basit kurallar izlenebilir:
- Empati: Hiçbir zaman acil bir cevap bekleyen bir mesaj göndermeyin.
- Bağlam: Bir mesaj gönderirken bağlamı açıklayın.
- Direkt olarak konuya girin: “Merhaba”, “Orada mısın?”, “Bir dakikan var mı?” gibi basit mesajlardan kaçınmak daha iyidir.
İş arkadaşlarınızla sohbet ederken özellikle de özel sohbetlerde kendinizi içinde bulduğunuz iş bağlamından daha ileriye taşımanız tavsiye edilir. Bir kişinin ilgi alanını öğrenin ve ona hafta sonu ne yaptığını sorun ve sohbeti daha insancıl hale getirin.
Bu bağlamda eğer düzgün bir şekilde bir soru sorulmuşsa ve cevap basit bir “tamamsa” bu doğru gelmeyebilir. E-postada önemli olan, her şey için teşekkür etmektir. “A, çok güzel”, “Yardımın için çok teşekkürler, bu harika”, “muhteşem, çok güzel, teşekkür ederim” gibi cevaplar, işbirliğinin ve alacağınız karşılığın içeriğini tamamen değiştirecektir.
Yine sohbete esprili deyişler veya hareketli resimler gibi bir miktar mizah katın; eğer konu izin veriyorsa genellikle iyi karşılanır.
Ancak iş sohbetleri, dedikodu gibi olumsuz olarak bunları eşsiz kılacak bazı özelliklere sahip olur.
Normalin dışındaki herhangi bir şeyin ekran görüntüsü alınıp diğerleriyle paylaşılabilir ve bu, istenenden farklı bir şekilde okunup bağlamdan çıkarılabilir.
Bu nedenle işle ilgili bir sohbette kaçınılması gerekenlerle ilgili bazı öneriler yer almaktadır:
- Bir patron hakkında olumsuz konuşmak.
- Ortamda bulunmayan bir iş arkadaşı hakkında kötü konuşmak.
- Bir işin sizin sorumluluğunuzda olmadığını ve iş görüşmesinde kesinlikle kabul etmediğiniz bir şey olduğunu söylemek.
- Dedikoduları yaymak.
- Kişisel bilgileri göndermek.
- Sizden tavsiye veya yardım isteyen birinin bir problemini kötülemek veya hor görmek.
- Kaba ve saygısız sözler.
- Maaş ile ilgili konularda konuşmak.
- Siyaset veya din ile ilgili tartışmalar.
Kısacası bir konuyu eşsiz hale getiren işlevleri ve özellikleri daha iyi anlamak için bağlamı anlamanız gerekmektedir. Tartışılması belirli bir zaman ve yer gerektiren bazı konular vardır. Dikkatli olun, bazen parmaklarınız klavye üzerinde aklınızdan daha hızlı hareket eder.

Daha etkili toplantılar ve beyin fırtınası
Toplantılar ve özellikle de beyin fırtınası, uzaktan çalışmaya gelince muhtemelen en büyük problemlerden biridir. Çünkü beyin fırtınası tamamen hız ve beceriyle ilgilidir ancak bir noktada işler karmaşık hale gelebilir.
Toplantılardan en iyi şekilde yararlanmak için video konferans yapılması önerilmektedir:
+ Web kamerasını doğru şekilde konumlandırın. Tuhaf açılar veya yüzünüzün yalnızca bir kısmının görünmesi dikkat dağıtıcıdır.
+ İyi bir aydınlatma kullanın, böylece bir mağaranın içindeki biriyle konuşuyormuş gibi hissetmezsiniz.
+ Unutmayın, kamera, arka planı da çeker. Göze ne kadar iyi görünürse o kadar iyidir.
+ Uygun giyinin.
+ Video konferanstan önce mikrofonu test edin.
+ Kulaklıkları test edin (bazen iletişimi bozan parazit veya eko yaratabileceklerinden dolayı hoparlörlerden daha iyidir).
+ Konuşmadığınız zaman mikrofonun sesini kapatın.
+ Birisi konuşacağız zaman adınızı söylemeniz daha iyidir: “Merhaba, Ben Ana, bir sorum olacak…”.
+ Bir seferde bir şeye odaklanın; eğer bir video konferans aramasındaysanız yalnızca o aramaya odaklanın.
+ Konuşurken ekrandaki yansımanıza değil kameraya bakın, böylece toplantıda diğerlerine %100 odaklandığınızı belirtmiş olursunuz.
+ Ekranı paylaşırken yalnızca söz konusu belgenin açık olması önerilir. Aynı anda on program daha açık olmamalıdır. Ayrıca temiz ve düzenli bir masa üstü çalışanın organizasyon becerileriyle ilgili birçok ipucu verir.
Video konferanslar düzenleyenler ve arasında mesafe bulunan insanlar için aşağıdakiler önerilmektedir:
+ Toplantının amacına iyi hazırlanın.
+ Mümkün olduğunca az insanı davet edin, yalnızca gerçekten gerekli olanları.
+ Toplantıda tartışılacak konukları açıkça belirtin ve her bir kişiye belirli bir süre vererek gündemi tanımlayın.
+ Toplantıdan önce katılımcılardan kendilerini ilgilendiren konuya hazırlanmalarını isteyin.
Ve özellikle beyin fırtınasında:
+ Toplantıda tutanağı tutmakla ve sırası geldiğinde her katılımcıya söz hakkı tanımakla görevli olacak bir kişiyi moderatör olarak atayın.
+ Her bir katılımcıdan diğer şirketlerin en iyi uygulamalarını, eylemlerini ve diğer referanslarını araştırarak özel bir konu hazırlamalarını isteyin.
+ Konuşmacı konuşmasını tamamlayana kadar konuşma süresine saygı gösterin ve engellenmesini önleyin.
+ Konuşma sırası almak için moderatör ile direkt ve özel bir sohbet yapılabilir.
+ Toplantı üyeleri arasında özel sohbetleri yasaklayın.

Comments are closed