Başarılı Sanal Toplantılar için Tavsiyeler

Günümüzde kuruluşların dağınık ekiplere ve bölge ofislerine bölünmesiyle birlikte sanal toplantılara olan talep de gittikçe artmakta. Nitekim koronavirüs ile birlikte, konu artık talep veya tercih olmaktan öte bir zorunluluk halini aldı. Teknoloji, dünyanın öbür ucundaki bir ekip üyesinin bile kolayca katılıp dâhil olabileceği, herkesin aynı odada olduğu hissine kapıldığı toplantılara olanak sağlasa da, bu toplantılar her zaman verimli geçemeyebiliyor. Etkili bir sanal toplantı için dikkat edilmesi gereken hususları şu şekilde sıralayabiliriz:

1- Doğru Zaman ve Doğru Davetliler:

Toplantılara kimi davet ettiğinizi, katılmaları gerekip gerekmediğini, saat dilimlerinin ne olduğunu ve normal çalışma saatleri dışında kimin çalıştığını düşünün. Toplantı süresini en aza indirin ve arama sırasında etkileşimde bulunmanın değerini en üst düzeye çıkarın.

2- Doğru Hazırlık:

Toplantı ile ilgili materyalleri önceden gönderin, bir toplantı koordinatörü atayın ve teknoloji sorunlarını önceden giderin. Toplantı sırasında etkileşimi teşvik edecek temel kurallar oluşturun.

3- Doğru Yaklaşım:

Tüm katılımcıları toplantıya katılmaya ve fikirlerini paylaşmaya teşvik edin. Katılımcılardan çoklu görevlerden kaçınmalarını isteyin. Toplantıda görüşülen konuları, kararları ve eylemleri yansıtan anahtar kelimelerden oluşan notları toplantı sonrasında katılımcılarla paylaşın.

4- Doğru İletişim:

Sanal bir ortamda, görüş ve yaklaşımlardaki farklılıklar artırılabilir. Farklı bakış açılarını teşvik etmek, dinlemek ve yanıtlamak için çaba gösterin. Katılımcıların, iş birliğinin çağrı bittikten sonra, takip noktaları ve eylem için uygun kanallar üzerinden net devam edebileceğini ve devam etmesi gerektiğini bilmesini sağlayın.

Kaynak: Deloitte